配合行政院節能減紙政策以及總統府發起「節能減碳123計畫」，以省電10%、省水20%、省紙30%為目標，本校積極推動公文無紙化系統，期能落實文件無紙化，達成節能減碳、保育樹木愛地球、並提升行政效能，於今年(101年)7月上旬開始建置公文線上簽核管理資訊系統，並於10月15日起正式啟用。

一份公文處理的生命週期，從收文、簽稿擬辦、會辦、陳核、發文，到結案歸檔，若能將內部紙本簽核流程調整為線上簽核，即可達成全程電子化處理，自電子來文→線上分文→線上簽辦→線上簽會→線上陳核→電子發文→線上歸檔等程序全部網路化作業，實現無紙化目標。對本校雙校區公文傳遞效能必有相當助益。

公文線上簽核管理系統包含：公文製作、文書流程管理、線上簽核、檔案管理、公文線上查詢、公文稽催管制及電子公佈欄…等。系統推動後的效益有下列五點：

一、 成本效益：

(一) 節省公文紙張、郵資、公文傳送車輛油資。

(二) 節省各组室公文遞送人力成本。

(三) 結合公文製作、管理、簽核、檔案管理及影像管理，使系統一致性，避免系統整合問題。

二、 時間效益：

(一) 簡易操作方式，節省操作時間。

(二) 節省公文紙本往返時間，提升公文傳送及辦理效率。

(三) 公文影像化，線上調閱無障礙。

三、 流程控管：

(一) 即時流程追蹤管理，避免公文遺失。

(二) 使用者權限控管。

四、 節約儲存空間

公文電子化歸檔，節省檔案室空間。公文電子交換部分納入線上簽核，即非常容易達到30%以上的公文線上簽核比率，節約1/3以上的儲存空間。

五、 強化資訊安全

採用符合規定之電子憑證(自然人憑證)應用，強化公文線上簽核的安全認證。

本校依據同仁職責，如總收文、總發文、主管、單位登記桌、承辦人、檔案室、稽催研考及系統管理…等不同角色，採分批分梯，於10月上旬完成各單位教育訓練，並協助尚未使用自然人憑證的同仁完成申辦。
 

10月15日正式上線後的一個月，系統公司將有客服工程師於本校駐點服務，啟用期間若遇有任何問題，歡迎向文書組洽詢。

洽詢專線：總務處文書組

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